La finestra di prenotazione camere hotel

La finestra di prenotazione è quel periodo che intercorre fra il momento in cui il cliente effettua la prenotazione e quando fisicamente arriva in hotel. È un dato importante che può darci molte informazioni utili sull’efficacia della nostra politica tariffaria e ci permette di capire se stiamo vendendo troppo o troppo poco rispetto al passato.

Come sempre in questo campo non è un dato certissimo, è una indicazione che deve servire a far capire se possiamo migliorare il risultato economico del nostro hotel.

Le prenotazioni possono essere influenzate da tanti fattori, i clienti possono prenotare prima o dopo rispetto al passato perché il meteo è diverso (è importante anche il meteo di quando si prenota, spesso vediamo che all’arrivo del bel tempo –  a marzo o ad aprile – aumentano le prenotazioni), quindi un inverno lungo e piovoso può rallentare le prenotazioni rispetto ad uno mite con il bel tempo che comincia presto. Ancora maggiore è la differenza se parliamo di montagna e della presenza o no della neve. Indipendentemente dal fatto che le piste siano tutte aperte, la mancanza di neve comporta dei rallentamenti.

Quindi, come sempre, vediamo i dati ma poi dobbiamo dargli il giusto peso. Non dobbiamo necessariamente allarmarci se le prenotazioni quest’anno arrivano in maniera diversa dallo scorso anno: non abbiamo per forza sbagliato qualcosa, ma un controllo lo farei comunque.

Cosa incide realmente sulle prenotazioni camere?

Le cose che controllerei sono:

• se abbiamo sufficiente disponibilità sui canali on line;
• quali sono i canali che stanno vendendo di più o di meno (e capire se per qualche motivo, su questi canali, quest’anno ho una visibilità diversa dal passato);
• se la mia brand reputation è migliorata o no.

Tutti aspetti particolari che possono incidere sulle prenotazioni. Do per scontato che la politica di vendita di quest’anno sia la stessa dello scorso anno, e quindi con tariffe che variano in base all’occupazione e nessun vincolo  – come soggiorni minimi, o sconti, o tariffe non rimborsabili –  e che la struttura sia stata prenotabile dallo stesso periodo. Ovviamente dobbiamo poter paragonare due situazioni che hanno avuto le stesse caratteristiche perché qualsiasi cambiamento può incidere sull’andamento delle prenotazioni.

Immaginiamo che le prenotazioni arrivino con tre mesi di anticipo…

Con il passare degli anni è indispensabile che la struttura cominci a creare un’architettura di raccolta di informazioni che possa sempre di più aiutare a interpretare i dati che abbiamo. Immaginiamo di sapere che, statisticamente, il grosso delle prenotazioni  – per il periodo di alta stagione – arrivino con 3 mesi di anticipo.

Questo avviene da parecchi anni e per quei periodi siamo sempre stati completi. Se vogliamo migliorare ulteriormente questa situazione, dobbiamo cominciare a capire per prima cosa, con quanto tempo in anticipo  ci siamo riempiti. A ridosso della data? Con anticipo di 2, 3 o 4 settimane? Ancora prima? Dobbiamo quindi cominciare a tenere conto sia della data di riempimento (cioè con quanto anticipo ho smesso di vendere perché l’hotel era al completo) che dei rifiuti per occupazione (dato altrettanto importante che mi dice quante volte ho detto al telefono o per e-mail che non avevo più camere).

L’esperienza ci ha fatto vedere che l’alta stagione si può vendere bene anche sotto data, a tariffe importanti, quindi non è necessario riempire in anticipo. Dipende dal tipo di struttura e di località ma, spesso, avere camere ancora libere per l’altissima stagione con 10 giorni di anticipo non è affatto un problema.

Capisco l’ansia e il terrore di un albergatore che, abituato a riempire l’alta stagione già con mesi di anticipo, si ritrova un mese e mezzo prima con il 40/50% di occupazione, ma è anche vero che se ha raccolto i dati nella maniera più corretta possibile, ha informazioni che permettono di stare un po’ più tranquillo e di affrontare questa nuova tipologia di vendita con più lucidità.

Sapere di aver mandato via (rifiuti per occupazione) 10 o 50 richieste sul periodo di alta stagione, fa tanta differenza e se sono 50, posso osare di più e cioè lasciare le tariffe alte, pur avendo camere libere, consapevole che le richieste arriveranno. Questo lavoro lo si può fare anche un po’ gradualmente, lasciandosi sempre più camere da vendere sotto data per ottimizzare.

Evidentemente, se ogni anno, facciamo qualcosa di leggermente diverso per lasciarci meno camere da vendere avremo una finestra prenotativa differente dall’anno precedente ed è questo il motivo per il quale dobbiamo monitorare questa informazione, ma non lasciarci condizionare.

Immaginate solamente quali possono essere i margini di crescita di una data come Capodanno in una località turistica. Il grosso delle richieste arriva gli ultimissimi giorni, con persone disposte a pagare anche cifre più alte pur di trovare posto.

La percezione del prezzo da parte del cliente

Consideriamo che il cliente ha una percezione diversa del prezzo: è disposto a pagare di più perché teme di non riuscire a trovare dove stare e vi sarà grato se voi avete ancora camere. Certo, non tutti accetteranno le tariffe alte che proponete, ma questo è parte del meccanismo di vendita. E se poi alla fine mi dovessero rimanere delle camere invendute? È vero, questo rischio esiste, remoto, ma esiste. Avete osato troppo e non siete riusciti a vendere le ultime camere a tariffe altissime. Dovete abbassare il prezzo e venderle e tenere traccia dettagliata di quello che è successo (quante chiamate, quanti rifiuti per prezzo, quanti giorni prima…) in modo da prepararsi e fare ancora meglio il prossimo anno.

Vi ho fatto esempi solo in alta occupazione perché durante la bassa la finestra prenotativa è meno importante, qui si tratta di trovare il sistema di vendere camere che sono rimaste libere e dobbiamo pensare più ad agire sulla tariffa e controllare la corretta visibilità on line. In questi casi il primo obiettivo è aumentare il numero delle prenotazioni.